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Connexion du SIRH avec Lotus Notes

UMRA possède de nombreux connecteurs notamment entre des SIRH et Active Directory dans le but d’automatiser la gestion des comptes utilisateurs. Avec plus de 150 connecteurs, UMRA est capable de collecter des données qui sont pertinentes pour la création, modification et désactivation des comptes utilisateurs. Il est possible, par exemple, de lire à partir du SIRH quels sont les nouveaux utilisateurs ou encore ceux qui changent de fonction ou lieu de travail. En résumé, tous les mouvements relatifs à une personne dans l’entreprise.

En dehors de la gestion des comptes utilisateurs dans Active Directory, UMRA est tout à fait capable de gérer automatiquement l’annuaire Lotus Notes. Nous  rencontrons régulièrement des clients disposant d’un annuaire Lotus Notes avec des données sur les collaborateurs n’étant pas à jour. Des numéros de téléphone incorrects, les champs de département, service ou fonction renseignés à la main, ainsi que des erreurs liées au non respect des règles de nommage.

Avec UMRA, il est tout à fait possible de relier en une à deux journées l’annuaire Lotus Notes avec un SIRH tels que Cegid RH Place, Oracle PeopleSoft ou SAP RH. Ces systèmes d’informations disposent le plus souvent de données à jour sur les collaborateurs, ces dernières pouvant être automatiquement synchronisées par l’intermédiaire d’UMRA dans l’annuaire Lotus Notes. Aucune modification dans la configuration de Lotus Notes n’est nécessaire. UMRA peut détecter les données ayant changées pour ensuite les répercuter dans l’annuaire Lotus. De plus, des outils de reporting détaillés sont inclus pour permettre à la DSI d’avoir un œil sur les modifications effectuées.

Certaines données sont soumises à des contraintes avant de pouvoir être synchronisées. Lotus Notes requière par exemple une action de renommage du « person-document » avant de pouvoir modifier « l’object-name ».  UMRA gère toutes ces facettes de provisioning de Lotus Notes mais aussi d’autres opérations complexes.

Pour plus d’information sur la connexion entre le SIRH et d’autres systèmes, visitez : www.tools4ever.fr

Nous voulons automatiser toute la gestion des identités et des accès, MAIS…

Nous entendons de plus en plus souvent de la part de nos clients la volonté d’automatiser tous les aspects de leur processus de gestion des identités.

Inévitablement, au cours de nos discussions, nous découvrons des éléments spécifiques qui constituent des exceptions à la règle et qui s’avèrent difficiles, voire parfois impossibles à traiter automatiquement. Il est possible que la grande majorité des nouveaux comptes utilisateurs et des accès puissent être traités de façon automatique et que seules quelques rares exceptions requièrent une intervention humaine.

À cette fin, une solution hybride d’automatisation de la gestion du cycle de vie des comptes utilisateurs peut être envisagée. Voici un exemple d’un tel système hybride basé sur l’outil UMRA (User Management Resource Administrator) de Tools4ever :

Lorsqu’un nouvel utilisateur est entré dans le système de gestion des ressources humaines (RH), un processus automatisé génère le nouveau compte utilisateur sur la base de critères prédéfinis, mais au lieu de créer effectivement le compte dans Active Directory, une « demande » est placée dans la file d’attente en vue d’un examen ultérieur.

Un courrier électronique indiquant que des éléments sont en attente d’être examinés est envoyé à un groupe. Un administrateur système ou un agent du service support informatique se connecte alors à un portail Web pour examiner la demande. Si tout semble correct, il lui suffit de cliquer sur un bouton Soumettre pour exécuter la création du compte dans AD, dans un système de messagerie électronique (Exchange, Google, Lotus) ou dans l’un des nombreux autres systèmes.

Si de plus amples informations sont nécessaires, par exemple :

  • l’appartenance à un groupe spécifique
  • l’augmentation de la capacité de stockage des boîtes aux lettres
  • l’accès à des listes de diffusion
  • etc….

alors l’administrateur système ou l’agent du service support informatique peut rajouter les ressources nécessaires, puis cliquer sur le bouton « Soumettre » pour terminer le traitement.

Ce processus est surtout utile pour les organisations comprenant des populations très différentes dans l’AD, comme par exemple une université avec des comptes étudiants (standard) et des comptes de collaborateurs (profils plus spécifiques et à enrichir).

En utilisant cette méthode hybride, il est extrêmement facile de gérer des scénarios de création de comptes, qu’ils soient simples ou complexes.